Informazioni per l´uso di casse elettroniche (OFD Karlsruhe) | 11/2016

Cosa deve essere registrato e conservato se vengono usate casse elettroniche
(registratori di cassa e registratori di cassa computerizzati)?

1.    Obbligo di registrazione singola

In caso di utilizzo di casse elettroniche, di principio tutti gli incassi e le uscite devono essere registrati singolarmente. Questo viene confermato dalla giurisprudenza fiscale di massimo grado (sentenza della Corte tributaria federale del 16 dicembre 2014, X R 42/13 Gazzetta tributaria federale II 2015, 519 e.a.).

Il principio dell’obbligo di registrazione singola risulta inoltre anche dalla normativa sull’IVA nel § 22 comma 2 n. 1 della legge sull’IVA. Vale non solo per i soggetti all’obbligo di contabilità ma anche per contribuenti che determinano il loro utile ai sensi del § 4 comma 3 legge sull’imposta sui redditi (cosiddetti calcolatori dell’eccedenza delle entrate).

Se viene tenuta una cassa elettronica, durante il termine di conservazione di 10 anni (cfr. § 147 comma 3 frase 1 normativa tributaria e § 257 comma 4 cod. comm.), tutti i singoli dati derivanti dall’uso della cassa devono essere conservati in modo che siano

  • disponibili in qualsiasi momento
  • immediatamente leggibili e
  • analizzabili meccanicamente.

Oltre ai suddetti dati del giornale, si devono conservare, tra l’altro, i dati di analisi, programmazione e quelli di modifica dei dati principali nonché manuali, istruzioni per l’uso e la programmazione.

Se con il registratore di cassa elettronico, nell’apparecchio non si possono memorizzare per 10 anni tutti i dati singoli di cassa, il registratore deve essere dotato immediatamente di espansioni della memoria. Se ciò non fosse possibile tecnicamente, i dati devono essere memorizzati su un supporto dati esterno. L’azienda è tenuta a dimostrare che tutti i dati fiscalmente rilevanti vengono memorizzati a prova di manipolazione e modifica nonché in modo da essere leggibili in qualsiasi momento. A tal fine si deve ricorrere eventualmente all’aiuto di un operatore informatico. Le relative spese sono a carico dell’azienda. Gli operatori informatici addetti alle casse potranno anche fornire informazioni sulle possibilità di aggiornamenti tecnici prevedibili.

Questo vale anche in caso di sostituzione del sistema di cassa. Anche in questo caso si devono salvare i dati di cassa soggetti all’obbligo di registrazione e conservazione.

2.    Normativa d’eccezione per registratori di cassa non riequipaggiabili

Se viene usato un sistema di cassa nel quale non e tecnicamente possibile una memorizzazione permanente dei dati nel suddetto senso, la cassa può essere utilizzata al più tardi fino al 31 dicembre 2016 (normativa per i casi di rigore – lettera del Ministero federale delle finanze del 26 novembre 2010, Gazzetta tributaria federale I 2010, 1342). In questo caso si devono conservare almeno i seguenti documenti:

  • tutta la documentazione organizzativa relativa alla cassa, specialmente:
    • istruzioni per l’uso
    • istruzioni per la programmazione
    • tutti i richiami del programma dopo ogni modifica (modifica dei dati principali, tra l’altro prezzi degli articoli)
    • protocolli sull’installazione di memorie riguardanti commessi, camerieri, training e altro
    • tutte le altre istruzioni sulla programmazione della cassa (p.es. istruzioni per la stampa meccanica di fatture proforma o per la soppressione di dati e contenuti della memoria)
  • tutte le fatture emesse con l’aiuto della cassa
  • tutti gli scontrini di chiusura giornaliera con stampato del contatore dell’azzeramento (cosiddetto “numero Z” progressivo per la verifica della completezza delle situazioni di cassa) incluso:
    • nome del negozio
    • data
    • registrazioni di storno (p.es. storni del gestore, resi e altro)
    • prelievi
    • modalità di pagamento (contanti, assegno e credito)
  • tutti gli altri stampati del registratore di cassa richiamati nell’ambito della chiusura giornaliera (p.es. analisi economico-aziendali, stampati della memoria di training, rapporti di camerieri, rapporti settoriali) del documento relativo allo scontrino di chiusura giornaliera.  

Si deve inoltre assicurare in modo documentabile la completezza degli scontrini di chiusura giornaliera mediante la presentazione dei protocolli di programmazione. Dei protocolli di successive modifiche del programma fanno parte per esempio i cambiamenti dei prezzi degli articoli, la creazione di un operatore o trainer, le impostazioni dei rapporti e modifiche di aliquote fiscali.
Si consiglia inoltre di conservare tutti gli altri documenti e dati (p.es. memoria Grand Total e rotoli giornale), per dimostrare la completezza degli scontrini di chiusura giornaliera presentati. Si dovrebbero inoltre protocollare e documentare avvenimenti insoliti (p.es. difetto del registratore di cassa, storni successivi).

Se mancano i documenti di programmazione o i protocolli di successive modifiche del programma, ciò rappresenta un vizio formale della contabilità, la cui importanza è equiparabile alla mancanza di scontrini di chiusura giornaliera in un registratore di cassa oppure alla mancanza di situazioni di cassa in caso di un registratore di cassa aperto. Questo autorizza di per sé (facoltà di valutazione in merito) a una stima addizionale delle entrate (sentenza Corte tributaria federale del 25 marzo 2015, X R 20/13, Gazzetta tributaria federale 2015, 743).

3.    Uso di registratori di cassa aperti

Per il cosiddetto “Registratore di cassa aperto”, le esigenze di una regolare tenuta di cassa – contrariamente a quella con l’aiuto di un registratore di cassa/cassa computerizzata, sono collegate a un grande dispendio. Anche in questo caso, di principio è necessaria la registrazione di ogni singola transazione commerciale con dettagliata descrizione dell’operazione.

Si devono registrare:

  • contenuto dell’operazione
  • nome, ditta e indirizzo del/della partner commerciale

All’obbligo della registrazione singola non si deve adempiere solo se comprovatamente vengono vendute merci di scarso valore a un numero indeterminato di persone sconosciute e nemmeno identificabili.

In questo caso le entrate in contanti devono essere documentate con una cosiddetta situazione di cassa, confrontandole giornalmente con la disponibilità di cassa iniziale e finale.

Anche nel caso di una situazione di cassa, le entrate d’esercizio dichiarate devono essere verificabili in quanto a completezza ed esattezza (sentenza della Corte tributaria federale del 13 marzo 2013, X B 16/12).

Per l’elaborazione di una situazione di cassa si deve contare giornalmente tutto il contante in cassa, moneta compresa – indipendentemente dal luogo di custodia del denaro (p.es. denaro in cassaforte, piccole casse dei camerieri, spiccioli, fondo cassa, ecc.). La disponibilità di cassa finale deve poi essere aumentata contabilmente dei prelievi ed esborsi e ridotta dei depositi e della disponibilità di cassa iniziale, cosicché in conclusione risultano gli incassi della giornata.

I prelievi, depositi (incl. dimostrazione della provenienza) ed esborsi devono essere documentati mediante pezze giustificative. Sola una situazione di cassa elaborata in questo modo è consentita e regolare.

Le tabelle elaborate con software standard (p.es. programmi Office), non sono a prova di manipolazione e non sono dunque conformi alle disposizioni (p.es. registro di cassa Excel). Il software disponibile sul mercato viene riconosciuto come regolare solo se una modifica successiva è impossibile oppure, se possibile – essa è riconoscibile da una relativa nota inserita automaticamente dal programma.      

Si dovrebbe inoltre dimostrare l’accertamento della giacenza di denaro al termine della giornata, attraverso un cosiddetto protocollo di conteggio. Non sono ammessi arrotondamenti o stime.

4.    Diritto di accesso ai dati

All’amministrazione finanziaria, ai sensi del § 147 comma 6 normativa tributaria, nell’ambito di un accertamento esterno compete il diritto di accesso ai dati per quanto riguarda i dati di cassa digitali, soggetti all’obbligo di registrazione e conservazione. Qui, nell’ambito di un accesso ai dati diretto o indiretto può essere presa visione del sistema di cassa oppure richiesta una consegna dei supporti dati.

Per la consegna dei supporti dati, devono essere messi a disposizione su un supporto dati utilizzabile meccanicamente (p.es. CD, DVD, chiavetta USB), tutti i dati elencati al punto 1. L’azienda deve quindi provvedere in proprio affinché i singoli dati con tutte le informazioni strutturali non solo vengano memorizzati nella cassa, ma possano anche essere esportati e messi a disposizione in un formato che può essere letto dall’ufficio imposte. 

5.    Conseguenze di vizi

Una tenuta di cassa non regolare, comporta la perdita della regolarità dell’intera contabilità. Il risultato della contabilità (fatturato, utile), ai sensi del § 158 normativa tributaria, non ha alcuna efficacia probatoria per l’imposizione fiscale. L’ufficio imposte deve valutare le basi imponibili (§ 162 normativa tributaria). Se l’autorità finanziaria, attraverso verifiche della consequenzialità accerta inoltre differenze che non possono essere oggettivamente confutate, oltre a una stima supplementare del fatturato e dell’utile segue regolarmente anche un procedimento penale tributario.

Nel caso di cancellazione intenzionale o gravemente negligente di dati o di manipolazioni nella programmazione di sistemi di cassa da parte di produttori e fornitori di registratori di cassa/imprenditori informatici o terzi, si è in presenza di una fattispecie di reato. Tali interventi possono comportare una punibilità ai sensi del § 274 comma 1 Codice penale (soppressione di documenti) o ai sensi del § 370 normativa tributaria (evasione fiscale / concorso in evasione fiscale) per l’imprenditore/trice e gli operatori informatici addetti alle casse.

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