Principi di corretta tenuta e conservazione dei libri contabili,

scritture e documenti in forma elettronica e sull’accesso ai dati (GoBD)

L’amministrazione finanziaria ha messo a confronto i contribuenti dall’inizio del 2015 con nuove disposizioni amministrative che riguardano i principi di corretta tenuta e conservazione dei libri contabili, scritture e documenti in forma elettronica e sull’accesso ai dati (“GoBD”). E`necessario quindi analizzare ed eventualmente adattare i processi amministrativi riguardanti la contabilità, la loro archiviazione elettronica e la loro documentazione alle nuove norme, in particolare in caso di interfacce.

L’amministrazione finanziaria ha documentato queste norme in una pubblicazione di 38 pagine. Nonostante le nuove regole siano in vigore già dal 1 gennaio 2015 senza regole transitorie, su alcuni punti non si è fatta ancora chiarezza. La concreta applicazione delle norme pone alcuni interrogativi ancora irrisolti degli interventi normativi o interpretativi.

In data 15 ottobre 2015 una commissione di lavori (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. - AWV) ha elaborato un esempio di documentazione delle procedure basate sulle direttive dei GoBD, qui in seguito illustrate, per facilitarene l’applicazione nella pratica e dare un orientamento interpretativo.



INDICE



A. Contenuto delle norme


B. Ambito di applicazione


C. Premesse essenziali


I. Documentazione dei processi


II. Registrazione e ordine delle scritture contabili


1. Registrazione
2. La regola dei 10 giorni
3. La regola degli 8 giorni/conti personali


III. Immodificabilità delle scritture contabili


IV. Obbligo di conservazione


1. Conformità all’originale
2. Accesso ai dati
3. Scansioni


D. Indicazioni e consigli




A. Contenuto delle norme


I GoBD concretizzano le condizioni che dell’amministrazione finanziaria pone alla corretta tenuta della contabilità e degli altri documenti contabili in forma informatica. I GoBD sostituiscono le norme vigenti finora contenute nei GoBS (principi della corretta tenuta di sistemi contabili in forma informatica) e nei GDPdU (principi di accesso a documenti digitali e verifica degli stessi).

Le nuove norme si applicano non solo ai sistemi contabili ma anche ai sistemi accessori alla contabilità, come ad esempio sistemi di cassa elettronica, di fatturazione, di gestione del magazzino, di calcolo delle spese viaggio, di analisi dei costi e rilevazione tempi.

B. Ambito di applicazione


I GoBD sono applicabili ai contribuenti soggetti alla tenuta, per motivi fiscali, di libri o altri documenti contabili. Le norme sono da osservare quindi da tutti questi contribuenti, sia per quanto riguarda la contabilità che i dati di altri documenti richiesti per legge. Sono rilevanti anche per soggetti considerati non imprenditori e contribuenti che registrano solo le entrate e uscite di cassa.


L’amministrazione Finanziaria sottolinea che i GoBD non sostituiscono la normativa vigente finora, ma hanno solo lo scopo di adeguare i processi amministrativi al progresso tecnologico. Ciò nonostante si hanno indizi di contestazioni nel caso di verifiche da parte del fisco per cui, se il contribuente non rispettasse le regole prescritte, il revisore fiscale potrebbe riservarsi la facoltá di disconoscere il contenuto della contabilità. Ne possono conseguire stime di importi di reddito e ulteriori richieste di pagamenti di imposte.


C. Premesse


La documentazione dei processi in un manuale nel quale sono indicato il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio è basilare per una contabilità tenuta correttamente. I GoBD concretizzano i principi da osservare in questo contesto



  • la registrazione nei limiti di tempo e l’ordine delle registrazioni
  • l’immodificabilità delle scritture contabili
  • l’obbligo di conservazione dei documenti e dati informatici, in particolare anche di quelli derivanti dai già menzionati sistemi ausiliari alla contabilità.


I. Documentazione dei processi


Per poter procedere a una verifica della correttezza dei libri contabili e degli altri documenti commerciali è necessario documentare tutti i processi imprenditoriali rilevanti in modo completo e concludente in un documento dal quale si evince il loro contenuto e decorso e la loro struttura.

La “Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV)”, su iniziativa e in stretta collaborazione con molteplici associazioni e organizzazioni commerciali, ha elaborato in data 19 ottobre 2015 un esempio di documentazione delle procedure basate sulle direttive dei GoBD alla quale gli imprenditori possono fare riferimento.


L’esempio di documentazione nella versione attuale può essere scaricato online qui



II. Registrazione e ordine delle scritture contabili


1. Registrazione


Per una corretta contabilità secondo i GoBD si deve procedere alla registrazione immediatamente dopo che è stata effettuata l’operazione. “Registrazione” in questo contesto non significa che le operazioni debbano essere contabilizzate entro i termini di tempo manzionati in seguito. Principalmente si intende che i documenti rilevanti siano esaminati e custoditi, obblighi che possono essere assolti conservandoli in un raccoglitore in modo chiaro e ordinato. In questo caso vigono strette regole per garantire l’integrità delle informazioni e l’impossibilità dell’accesso ai dati ai non autorizzati. ll contribuente deve dimostrare di osservarle presentando la sua documentazione dei processi.


2. La regola dei 10 giorni


I GoBD concretizzano la tempistica alla quale orientarsi per la registrazione delle operazioni effettuate non in contanti. Secondo i GoBD, la registrazione entro 10 giorni di questo tipo di operazioni è accettabile.


Rimane in vigore l’obbligo di registrare, come finora, entrate e uscita di cassa giornalmente.

3. La regola degli 8 giorni/conti personali


Le fatture dei fornitori devono essere registrate sui conti fornitori, se non vengono pagate entro 8 giorni dopo la ricezione o nei limiti di tempo previsti regolarmente nell’impresa.

III. Immodificabilità delle scritture contabili


Le registrazioni contabili basate su sistemi informatici devono essere eseguite e rese immodificabili, secondo i GoBD, entro specifici limiti di tempo che si orientano alla scadenza delle dichiarazioni IVA periodiche mensili o trimestrali. I documenti commerciali devono essere gestiti in modo tale che eventuali modifiche apportate siano constatabili. Questo vale anche per i dati registrati su altri sistemi accessori alla contabilità. Particolari formati (ad esempio MS Office) e forme di archiviazione (processi di memorizzazione in un sistema come ad esempio Windows Explorer) non soddisfano, senza ulteriori misure che garantiscono che eventuali modifiche siano constatabili, i principi di corretta tenuta e conservazione dei libri contabili. La registrazione dei dati di base e le loro modifiche, che influiscono sulle registrazioni contabili o su altri documenti, devono essere ugualmente documentate.


IV. Obbligo di conservazione


1. Conformità all’originale


Sia i documenti informatici, i dati di altri sistemi connessi alla contabilità, che tutti gli altri dati prodotti nell’impresa o ricevuti in forma digitale soggetti a registrazione e custodia, come documenti in formato word o excel, sono da conservare invariati nel loro formato e non possono essere modificati -o solo in modo che eventuali modifiche siano constatabili- prima della scadenza del termine di conservazione. Non è consentita la conservazione esclusivamente a mezzo stampa su carta. L’integrità dei dati deve essere garantita fino alla scadenza del termine di conservazione.



2. Accesso ai dati


Per i documenti digitali deve essere assicurato l’accesso ai dati da parte dell’Amministrazione Finanziaria. L’imprenditore ha l’obbligo di garantire la loro visualizzazione fino alla scadenza del termine di conservazione.


3. Scansioni


Secondo i GoBD è ammessa la distruzione dei documenti cartacei dopo la scannnerizzazione, se non esiste l’obbligo di conservazione secondo disposizioni tributarie o altre norme.

L’imprenditore /il contribuente può quindi decidere se conservare o meno anche in forma originale i documenti che custoditi in forma elettronica non hanno valore legale.


Visto che il rischio di forza probatoria (ad esempio in procedure giudiziarie) ricade sull’imprenditore /sul contribuente si esita a consigliare di distruggere in tutti i casi i documenti cartacei.


D. Indicazioni e consigli


Responsabilità

La

responsabilità della corretta funzionalità dei sistemi informatici usati (ad esempio sistemi di cassa elettronici, di fatturazione e di gestione di magazzino, di elaborazione delle buste paga, di calcolo delle spese viaggio, di analisi dei costi) e della loro conformità ai GoBD ricade sull’imprenditore/sul contribuente. Pertanto è necessario verificare che il fornitore dei sistemi e dei programmi in gestione garantisca la loro conformità ai GoBD.

Obblighi



L’obbligo di garantire l’integrità delle scritture contabili, senza possibilità di modifiche, è in vigore dal 2016. Ne consegue che, se non sono state elaborate, rendendole immodificabili, tutte le registrazioni del mese o del trimestre attuale o di periodi precedenti, nella maggior parte dei casi non sarà più possibile trasmettere le dichiarazioni IVA mensili o trimestrali all’ufficio imposte. E`consigliabile informarsi dal fornitore attuale dei sistemi software quale soluzione adottare per consentire la trasmissione dei dati.


Immodificabilità/Verificabilità

Sistemi informatici e software in uso devono essere esaminati per stabilire se garantiscono l’archiviazione dei documenti e dei dati secondo i parametri dell’immodificabilità e della verificabilità. Questo vale particolarmente per programmi usati per digitalizzare documenti cartacei. 
Esistono sul mercato diverse aziende di software e servizi IT che garantiscono soluzioni per la registrazione e conservazione dei documenti contabili in linea con i GoBD.

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