Rimborso spese viaggio a dipendenti in Germania

In Germania, la disciplina fiscale relativa ai rimborsi spese per trasferte dei dipendenti è differente da quella applicabile in Italia. Le spese per viaggi effettuati dai dipendenti per lo svolgimento dell’attività lavorativa o nell’interesse dell’ azienda e da essi sostenute sono rimborsabili dal datore di lavoro. Se limitati agli importi sotto elencati, i rimborsi spese non formano reddito del dipendente, quindi non sono imponibili in busta paga ai fini dell’ imposta sul reddito. Lo sono per la parte eccedente, che eventualmente può essere sottoposta a tassazione forfetaria. Per richiedere il rimborso il dipendente deve presentare una nota spese con le ricevute delle spese sostenute.

In seguito si illustrano brevemente le regole vigenti in Germania.

Spese viaggio e trasporto

Qualora il dipendente utilizzi un mezzo proprio per il trasporto ha diritto ad una idennità di EUR 0,30 per ogni chilometro percorso. Un’idennità maggiore è sottoposta a tassazione. Nessun rimborso è previsto nel caso di utilizzo di un mezzo di proprietà del datore di lavoro.

I costi per biglietti di aereo, treno, noleggio veicoli, mezzi pubblici sono rimborsabili a piè di lista, secondo i documenti giustificativi (biglietti, fatture, scontrini, ricevute). Per poter recuperare l’IVA all’acquisto, è essenziale che le fatture siano emesse a nome del datore di lavoro.



Spese vitto

Le spese di vitto sono rimborsabili esclusivamente sulla base degli importi giornalieri previsti come idennità dalle leggi fiscali.

a) trasferta in Germania: rimborso forfetario che varia a seconda della permanenza:

• oltre 24 ore: EUR 28,00
• più di 8 e meno di 24 ore: EUR 14,00
• giorno di arrivo e giorno di partenza: EUR 14,00 ciascuno

Il rimorso è possibile solo in caso di trasferta. Non è ammesso rimborsare ai dipendenti spese per vitto sostenute nel luogo dove lavorano abitualmente. 

Indipendentemente da questo, il dipendente può partecipare a pranzi o cene di lavoro senza tassazione in busta paga. Per poter recuperare l’IVA all’acquisto, è essenziale che le fatture dei ristoranti siano emesse da un registratore di cassa a nome del datore di lavoro e che vengano indicate data, luogo, nome dei partecipanti e motivo del pranzo o cena.

In capo all’azienda queste spese sono deducibili al 70%, mentre l’IVA all’acquisto è deducibile per intero.


b) trasferta all’estero: rimborso forfetario che varia secondo il paese e la durata della permanenza. Le disposizioni attuali si trovano su:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2019-11-15-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2020.pdf?__blob=publicationFile&v=1


Spese alloggio

Le spese alloggio sono rimborsabili secondo le regole seguenti:

a) trasferta in Germania: rimborso a piè di lista. I costi per la colazione non sono detraibili e devono essere dedotti. Se non sono specificati in fattura, deduzione forfetaria di EUR 5,60. Per poter recuperare l’IVA all’acquisto, è essenziale che le fatture siano emesse a nome del datore di lavoro.

b) trasferta all’estero: rimborso a piè di lista o riconoscimento di un importo forfetario che varia secondo il paese. I costi per la colazione non sono detraibili e devono essere dedotti. Se non sono specificati in fattura, deduzione forfetaria nella misura del 20% dell’importo forfetario per le spese vitto (per permanenza oltre 24 ore).