Informazioni speciali | E-fattura

Nuovo lavoro e digitalizzazione

Il lavoro mobile e un’organizzazione flessibile degli orari lavorativi sono due sviluppi essenziali, ormai parte integrante del mondo del lavoro odierno. Senza la quasi totale digitalizzazione dei processi aziendali, questo non sarebbe tuttavia possibile. Non meraviglia che anche le lettere commerciali e aziendali vengano inviate e ricevute in modalità digitale. Questa tendenza è stata riconosciuta anche dal legislatore.

Fattura elettronica

A partire dal 2024, l’UE pianifica un obbligo di introduzione della fatturazione elettronica nei Paesi membri. Il Ministero Federale delle Finanze (BMF) sta pianificando l’implementazione obbligatoria della fattura elettronica nel settore B2B nazionale per gli imprenditori con sede in Germania (se il fatturato non è esentasse ai sensi del §4 n. 8-29 UStG [Legge tedesca sull’IVA]) con un disegno di legge volto a rafforzare le opportunità di crescita, gli investimenti, le semplificazioni fiscali e l’equità fiscale, in breve la “Legge sulle opportunità di crescita”. Attualmente non dovrebbe esserci alcun obbligo per le aziende registrate in Germania ai fini IVA ma senza sede.

A partire dal 1^o gennaio 2025, la fattura elettronica (in breve: e-fattura) dovrà essere emessa, inviata e ricevuta in un formato elettronico strutturato. Sarà così possibile un’evasione in modalità completamente elettronica. La e-fattura deve essere conforme alle specifiche della Direttiva 2014/55/UE (CEN-Format EN 16931). Le fatture emesse che non soddisfino tali requisiti (es. fatture in PDF via e-mail) saranno classificate come “altre fatture”.

Tempistiche

Il disegno di legge prevede le seguenti scadenze per l’implementazione obbligatoria della e-fattura, nonché una regolamentazione transitoria negli anni dal 2025 al 2027:

• dal 1^o gennaio 2025 sarà obbligatorio il ricevimento di e-fatture;
• altre fatture in forma cartacea o in formato elettronico differente (es. PDF) potranno essere emesse fino al 31 dicembre 2025 per il fatturato generato tra il 1^o gennaio e il 31 dicembre 2025. A tal fine sarà necessario il consenso del destinatario;
• fino al 31 dicembre 2026, le altre fatture per il fatturato generato da tra 1^o gennaio e il 31 dicembre 2026 potranno essere emesse dietro consenso del destinatario, se il fatturato totale dell’anno civile precedente non supera gli 800.000 EUR;
• fino al 31 dicembre 2027 si potrà continuare ad inviare le altre fatture dietro consenso del destinatario. Un ulteriore requisito è poi la trasmissione tramite EDI (scambio elettronico di dati);
• a partire dal 1^o gennaio 2028, la e-fattura dovrà essere impiegata senza eccezione in ambito B2B.

L’approvazione del disegno di legge sulle opportunità di crescita è attesa per il 15 dicembre 2023. Le tempistiche pianificate per la pubblicazione non sono ancora disponibili.

Requisiti tecnici

Una fattura elettronica conforme alla CEN-Norm 16931 deve soddisfare i seguenti requisiti:

• la e-fattura dovrà essere emessa, inviata e ricevuta in un formato elettronico strutturato;
• questo deve consentirne l’evasione automatica ed elettronica.

Nota: un file immagine, una fattura scansionata o un documento PDF non soddisfano i requisiti di cui sopra!

Formati di fattura consolidati

Le basi per l’implementazione tecnica della fattura elettronica sono state gettate nel 2014 con la “Guida per l’utente centrale del Forum sulla fattura elettronica in Germania” (ZUGFeRD). Si tratta di un formato di fattura ibrido, costituito da un PDF leggibile dall’uomo e un allegato leggibile dalla macchina, con dati strutturati. Lo scambio di fatture in formato ZUGFeRD è pertanto possibile via e-mail, upload o download tramite un portale. Al contrario del formato ZUGFeRD, lo scambio della cosiddetta Xfattura è possibile solo come servizio web.

Implementazione della e-fattura

Oltre a soddisfare gli obblighi di legge, l’introduzione della e-fattura nelle imprese può avere come obiettivo quello di ripensare i processi di fattura e, nel lungo termine, di abbassare i costi grazie all’automatizzazione.

Il grande vantaggio della e-fattura è il suo formato di dati strutturato e unitario. I produttori di ERP stanno iniziando già oggi a supportare questo formato e, ad esempio, a preparare la contabilità automaticamente attraverso l’analisi intelligente dei dati delle fatture.

Per un’introduzione di successo della e-fattura è fondamentale la preparazione tempestiva del progetto informatico, tenendo conto di un’analisi olistica dei processi aziendali associati.

Per soddisfare i requisiti di una regolare contabilità, l’introduzione della e-fattura e i processi aziendali associati in materia di fatturazione, oltre a software e hardware impiegati, devono essere illustrati in una documentazione dei processi.

Conclusioni

Al di là del potenziale obbligo di legge, la fattura elettronica arriverà presto! Le fatture cartacee non sono più al passo coi tempi e costituiscono un relitto del passato. Un’evasione automatizzata consente un risparmio di tempi e risorse preziose, già estremamente necessarie per via della carenza di lavoratori qualificati e dello sviluppo demografico.

Guardate all’obbligo di implementazione della e-fattura come un’opportunità per mettere alla prova i processi interni e portare avanti la digitalizzazione nella vostra azienda.

Avete altre domande sui requisiti tecnici e legali? Il team di GKK PARTNERS è a vostra disposizione.