Obbligo di notifica per i sistemi di cassa elettronici a partire dal 2025

L'obbligo di notificare l'uso o la disattivazione dei sistemi di registrazione elettronica entra in vigore il 1° luglio 2025. Questo riguarda i sistemi di cassa elettronici e computerizzati e i registratori di cassa.

Cosa deve essere segnalato e quali scadenze devono essere rispettate

Ai sensi dell'articolo 146a (4) AO, sia l'utilizzo che la disattivazione di sistemi di registrazione elettronica ai sensi dell'articolo 1 (1) frase 1 KassenSichV (legge sulla sicurezza del contante) devono essere comunicati all'ufficio delle imposte competente mediante trasmissione di dati da remoto in conformità con il set di dati ufficialmente prescritto.

A causa della mancanza di opzioni di trasmissione elettronica, la disposizione è stata precedentemente sospesa con comunicazione del BMF (Ministero federale delle Finanze) del 6 novembre 2019.

La sospensione dell'obbligo di notifica terminerà con la previsione di un'opzione di trasmissione elettronica il 1° gennaio 2025. La notifica deve essere effettuata entro un mese dall'acquisizione o dalla disattivazione del sistema di registrazione elettronica, a partire dal 1° luglio 2025. Il periodo di notifica per i sistemi acquistati prima del 1° luglio 2025 terminerà quindi il 31 luglio 2025.

Come può essere effettuata la trasmissione

La trasmissione può essere effettuata tramite "My ELSTER" o l'interfaccia ERiC. I dati devono essere trasmessi per via elettronica all'ufficio delle imposte competente secondo il set di dati ufficialmente prescritto.

Si consiglia di raccogliere le informazioni richieste dalla legge il prima possibile, in modo da poter adempiere all'obbligo di notifica in tempo utile. Saremo lieti di assistervi nell'identificazione dei dati da trasmettere.

Quali dati devono essere trasmessi?

1. Il nome del contribuente deve essere indicato per intero.
2. Il codice fiscale del contribuente deve essere fornito come chiaro criterio di assegnazione. Inoltre, è possibile trasmettere il numero di identificazione ai sensi dell'articolo 139b AO (Codice Tributario) e il numero di identificazione aziendale ai sensi dell'articolo 139c AO.
3. Il tipo di dispositivo tecnico di sicurezza (TSE) certificato è una combinazione dell'ID di certificazione e del numero di serie del dispositivo tecnico di sicurezza certificato.

L'ID di certificazione viene rilasciato a livello centrale dall'Ufficio federale per la sicurezza delle informazioni (BSI) nel formato BSI-K-TR-nnnn-aaaa. La numerazione è rappresentata dal valore a quattro cifre "nnnn", "aaaa" indica l'anno di emissione.

1. Il tipo di sistema di registrazione elettronica utilizzato non è ancora stato definito in modo definitivo dalla legislazione e dalle autorità fiscali. Alla predisposizione della notifica il 1° gennaio 2025, verrà fornita una selezione predefinita che consentirà una chiara assegnazione.
2. Il numero di sistemi di registrazione elettronica utilizzati deve essere comunicato per ciascun locale commerciale. Tutti i sistemi di registrazione elettronica devono essere specificati separatamente, indipendentemente dal fatto che diversi dispositivi siano collegati allo stesso TSE in un sistema interconnesso. 
3. Il numero di serie del sistema di registrazione elettronico utilizzato dipende dal produttore e viene assegnato in modo univoco da quest'ultimo. Questo deve essere distinto dal numero di serie del dispositivo tecnico di sicurezza certificato. Il numero di serie del sistema di registrazione elettronico utilizzato è regolarmente riportato sull'hardware del sistema di registrazione elettronico. La forma o il design non sono vincolati da alcuna normativa speciale.
4. La data di acquisizione del sistema di registrazione elettronico utilizzato è la data di acquisto, indipendentemente dalla data di messa in funzione. Per i sistemi di registrazione elettronica non acquisiti a titolo oneroso, deve essere indicata la data di inizio del leasing, di inizio del contratto di finanziamento o di inizio dell’erogazione. Le ricevute relative all'acquisto di sistemi di registrazione elettronica devono essere conservate come documenti ai sensi dell'articolo 147 (1) AO ai fini fiscali per dieci anni. In caso di dubbio, la prova tramite data può essere ricavata dai documenti aziendali pertinenti.
5. La data di disattivazione del sistema di registrazione elettronica utilizzato può essere cumulativa per tutti i sistemi precedentemente utilizzati per ciascun locale commerciale. Non è necessario un elenco separato di ogni singolo sistema di registrazione elettronica.

Verifica preliminare: quali requisiti legali deve soddisfare già oggi il mio sistema di registrazione elettronica?

Dispositivo tecnico di sicurezza

I requisiti per i sistemi di registrazione elettronica sono stati progressivamente inaspriti nel recente passato. Dal 1° gennaio 2023, tutti i sistemi di cassa elettronici e computerizzati e i registratori di cassa devono essere dotati di un dispositivo tecnico di sicurezza. Il regolamento transitorio precedentemente stabilito per alcuni registratori di cassa è scaduto il 31 dicembre 2022.

Estensione dell'obbligo di emissione di ricevute

Dal 1° gennaio 2024, le componenti obbligatorie delle ricevute valide devono essere ampliate per includere i seguenti contenuti:

1. il numero di serie del sistema di registrazione elettronica e il numero di serie del modulo di sicurezza, e
2. il valore di controllo e il contatore di firme sequenziali, determinato dal modulo di sicurezza.

Documentazione procedurale secondo GoBD

Il principio della tracciabilità e della verificabilità è prescritto come principio di correttezza contabile sia dal diritto tributario che da quello commerciale. Data l’ampia portata dei requisiti legali per i sistemi di registrazione elettronica, dal punto di vista delle autorità fiscali è obbligatoria un'adeguata documentazione procedurale in conformità con i principi per la corretta gestione e archiviazione di libri, registri e documenti in forma elettronica e per l'accesso ai dati (GoBD). Essa deve dimostrare un'elaborazione conforme alle norme fiscali in base alle tecnologie informatiche utilizzate e alla loro applicazione.

Ulteriori informazioni sulla documentazione procedurale sono disponibili nella nostra pagina dedicata.

Saremo lieti di assistervi per qualsiasi domanda relativa agli obblighi di notifica dei sistemi di registrazione elettronica e alla loro applicazione pratica. Possiamo anche assistervi nella preparazione della documentazione procedurale. Non esitate a contattarci.