Rimborso delle spese di viaggio per i dipendenti in Germania
Per il rimborso delle spese di viaggio di lavoro per i dipendenti, in Germania si applicano norme fiscali differenti rispetto all’Italia. Le spese di viaggio a carico dei dipendenti nell’ambito della loro attività lavorativa o nell’interesse dell’azienda, sono rimborsabili da parte del datore di lavoro. Se limitate agli importi riportati sotto, le spese di viaggio possono essere corrisposte esentasse. Per richiedere il rimborso, il dipendente deve presentare un calcolo delle spese sostenute con le relative ricevute come dimostrativo.
Le spese di viaggio includono vari costi legati ad un viaggio di lavoro, ad esempio:
- costi di trasporto (auto, treno, aereo, ecc.)
- alloggio
- spese per vitto
- costi di viaggio accessori
Tuttavia, non per tutte le spese può essere richiesto un rimborso nell’ambito di una fatturazione delle spese di viaggio. Non sono rimborsabili, ad esempio, eventuali ammende, bagagli aggiuntivi privati o attività ricreative.
Le norme vigenti in Germania sono spiegate in breve di seguito.
Spese di viaggio e trasporto
Se il dipendente utilizza il proprio veicolo per i viaggi di lavoro, ha diritto ad un forfait di 0,30 EUR per chilometro percorso.
In alternativa, può ottenere il rimborso delle spese effettive o una tariffa chilometrica specifica per il veicolo. In questi casi è necessario mantenere un registro di bordo adeguato. Per il rimborso dell’importo esatto dei costi di trasporto, il registro di bordo deve contenere informazioni dettagliate di tutti i costi totali, il chilometraggio annuo e i chilometri percorsi per lavoro. La prova individuale della tariffa chilometrica specifica del veicolo viene solitamente fornita per un periodo di dodici mesi.
Un importo superiore è soggetto alla tassazione individuale.
Se si utilizza un veicolo di proprietà del datore di lavoro, non è possibile corrispondere un rimborso esentasse.
I costi di biglietti aerei, ferroviari, locazione di auto e mezzi di trasporto pubblico saranno rimborsati in base ai dimostrativi presentati (biglietti, fatture, ricevute). Per poter avere rimborsata l’IVA all’acquisto, le fatture devono essere emesse a nome del datore di lavoro.
Spese di alloggio
I costi di alloggio in hotel o altra struttura, nell’ambito di un viaggio di lavoro, possono essere rimborsati dall’azienda per l’importo dei costi effettivi sostenuti. Per poter avere rimborsata l’IVA, le fatture devono essere emesse a nome dell’azienda.
L’importante è che i costi di colazione, pranzo o cena siano indicati a parte. Questi sono infatti coperti dal forfait per le spese di vitto.
In alternativa, si può ottenere il rimborso di un forfait per le spese di alloggio, senza la necessità di presentare i relativi dimostrativi. All’interno della Germania, tale forfait ammonta a 20 Euro, all’estero l’importo dipende dal Paese ed è generalmente più elevato.
I costi effettivi o gli importi che superino i forfait saranno tassati individualmente.
Spese per vitto
Rimborso forfait per un viaggio di lavoro
I costi per il vitto sono rimborsabili sulla base degli importi giornalieri previsti come importi esenti dalla normativa fiscale.
a) Viaggi in Germania: rimborso forfait in base alla durata del soggiorno:
più di 24 ore: 28,00 EUR
più di 8 e meno di 24 ore: 14,00 EUR
giorno di arrivo e giorno di partenza: rispettivamente 14,00 EUR
Il previsto aumento a 16/32 EUR è stato infine annullato dal governo tedesco.
Laddove, nell’ambito del viaggio di lavoro, siano coperti dal datore di lavoro i costi di una colazione, un pranzo o una cena, i forfait vengono ridotti di conseguenza. Per la colazione va detratto il 20%, per il pranzo e la cena rispettivamente il 40% dei forfait giornalieri, attualmente di 28,00 EUR.
Un rimborso è possibile solo nel caso di un viaggio di lavoro. Non è pertanto ammesso il rimborso di costi di vitto nel luogo in cui si svolge la regolare attività lavorativa.
Indipendentemente da ciò, il dipendente può prendere parte a pasti di lavoro, i cui costi saranno sostenuti dal datore di lavoro. Tale partecipazione comporta una riduzione delle spese di vitto secondo i principi summenzionati. Per ottenere il rimborso dell’IVA sulle spese sostenute, è importante che le fatture dei ristoranti siano emesse a nome del datore di lavoro e che riportino data, luogo, nome dei presenti e motivo del pranzo o della cena.
Queste spese sono deducibili per l’azienda al 70%, mentre l’IVA sulla spesa è interamente deducibile.
b) Viaggi all’estero: il rimborso forfait varia in base al Paese e alla durata del soggiorno. Le disposizioni attuali sono consultabili su:
Le regolamentazioni per la riduzione delle spese di vitto e per i pasti di lavoro si applicano in modo analogo ai viaggi sul territorio nazionale.
Costi di viaggio accessori
Eventuali costi di viaggio accessori sostenuti per lavoro, come costi di telefono, parcheggio, porto, ecc., possono essere rimborsati per l’importo effettivo dietro presentazione delle relative ricevute. Per poter avere rimborsata l’IVA, le fatture devono essere emesse a nome dell’azienda.
