Uso obbligatorio delle fatture elettroniche tra imprese nazionali

Nella nostra Newsletter speciale dell’ottobre dello scorso anno abbiamo già fornito informazioni sul tema della fatturazione elettronica. Alla fine di marzo, il Consiglio Federale ha approvato la cosiddetta Legge sulle opportunità di crescita, aprendo la strada a cambiamenti in materia di fatturazione elettronica in Germania.

Alla base delle modifiche c'è l'iniziativa ViDA („VAT in the Digital Age“) avviata dalla Commissione Europea con l'obiettivo di modernizzare e digitalizzare il sistema dell'imposta sul valore aggiunto. Le misure presentate a fine dicembre 2022 prevedono diversi cambiamenti nei prossimi anni, come la fatturazione elettronica obbligatoria e gli obblighi di segnalazione digitale in tempo reale. Questi ultimi sostituiranno l'elenco riepilogativo.  

In questo contesto, la definizione di fattura elettronica in Germania sarà adattata ai requisiti dell'UE (Direttiva 2014/55/UE) a partire dal 1° gennaio 2025. Di conseguenza, in futuro, per fattura elettronica si intenderà qualsiasi fattura che viene emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato e che consente l'elaborazione elettronica. Le fatture trasmesse in un formato elettronico diverso (ad esempio, file PDF o JPG) e le fatture cartacee rientreranno in futuro nella definizione di “altre fatture”.

Lo standard europeo EN 16931 per la fatturazione elettronica è stato introdotto dall'ente di normalizzazione al fine di definire un formato di fattura uniforme a livello internazionale. In futuro, la fatturazione e il trattamento delle fatture nell'UE si baseranno su questo standard. In Germania, il cosiddetto formato ZUGFeRD per le fatture elettroniche è già in uso da oltre 10 anni. Le fatture emesse in formato ZUGFeRD contengono un documento PDF leggibile dall'utente con dati di fatturazione XML incorporati per l'elaborazione automatica ed elettronica. In pratica, i requisiti della norma CEN EN 16931 devono sempre essere presi in considerazione al momento dell'implementazione della fattura elettronica. L'ultima revisione ha quindi creato la possibilità di utilizzare nuovi formati di fatturazione elettronica (aperti alle tecnologie). Resta da vedere se in futuro sarà possibile stabilire un formato di fattura elettronica standardizzato.

Mentre la fatturazione con fatture cartacee ha avuto finora la priorità e la fatturazione elettronica dipendeva dal consenso del destinatario della fattura, la priorità delle fatture cartacee per tutte le transazioni B2B nazionali non si applicherà più a partire dal 1° gennaio 2025. Il destinatario del servizio sul territorio nazionale è quindi tenuto ad accettare la fattura elettronica.

Solo nel caso di un destinatario di servizi estero registrato ai fini dell'IVA in Germania, la fatturazione dovrà essere effettuata tramite "altra fattura". Si applicano altre disposizioni solo se il destinatario estero del servizio accetta la fatturazione elettronica.

Per l'implementazione obbligatoria della fatturazione elettronica sono attualmente previste le seguenti scadenze e disposizioni transitorie per il periodo compreso tra il 2025 e il 2027:

Soprattutto in considerazione del fatto che la ricezione delle fatture elettroniche dovrà essere garantita dal punto di vista tecnico del sistema a partire dal 1° gennaio 2025, è consigliabile affrontare la questione il prima possibile.

Una preparazione tempestiva del progetto informatico, che tenga conto di un'analisi olistica dei processi aziendali associati, è fondamentale per il successo dell'introduzione della fatturazione elettronica. Per garantire una transizione armoniosa, si consiglia di suddividere il progetto “fatturazione elettronica” nelle seguenti fasi:

1. Valutazione e analisi della situazione di partenza:
2. Progettazione del processo target
   a) Sviluppo di nuovi processi per le fatture in entrata e in uscita
   b) Adeguamento dei processi coinvolti
   c) Definizione dei responsabili dei processi
3. Pianificazione dell’implementazione
   a) Applicazioni informatiche interessate
   b) Processi aziendali supportati dalla tecnologia informatica
   c) Comunicazione interna ed esterna
   d) Piano di formazione per i dipendenti/reparti interessati
4. Messa in funzione e Go Live
5. Aggiornamento della documentazione di processo (GoBD)
6. Valutazione dei processi implementati